System informatyczny do obsługi studiów podyplomowych

1. Rejestracja kandydatów na studia i obsługa procesu rekrutacji

System umożliwia rejestrację kandydata poprzez podanie przez osoby aplikujące na studia wszystkich niezbędnych danych personalnych, dołączanie zdjęć, świadectw ukończenia studiów wyższych, CV, potwierdzenia uiszczonej opłaty czesnego i innych dokumentów potrzebnych w procesie rejestracji. Kandydaci mogą pobrać z systemu faktury proforma wygenerowane automatycznie na podstawie podanych wcześniej danych, otrzymując w ten sposób jednoznaczną podstawę do dokonania płatności. Już od momentu pierwszej rejestracji kandydatów możliwe jest prowadzenie z nimi korespondencji poprzez wbudowany interfejs wysyłania wiadomości. Wszystkie wiadomości zapisywane są  w historii kandydatów, a później słuchaczy. System wysyła automatycznie komunikaty po zaistnieniu zdefiniowanych zdarzeń np. zatwierdzenie płatności, złożenie przez kandydata kompletu dokumentów itp. Po spełnieniu przez kandydatów wymogów formalnych system umożliwia przypisanie ich do rozpoczynającej się edycji studiów, nadanie numeru albumu i wszystkich pozostałych formalności związanych z rekrutacją słuchaczy.

2. Obsługa płatności i dokumentów finansowo-księgowych

  • Generowanie faktur proforma
  • Wystawianie faktur VAT - pojedynczo dla każdego słuchacza lub zbiorowo dla całej edycji / studiów, ręczne lub automatyczne nadawanie numerów faktur VAT
  • Wystawianie faktur korygujących
  • Rejestry faktur VAT, faktur korygujących i faktur proforma
  • Obsługa płatności jednorazowych i dokonywanych w ratach
  • Podwójna weryfikacja płatności słuchaczy - na podstawie umieszczonych przez kandydatów i słuchaczy potwierdzeń w systemie oraz przez służby finansowo-księgowe na podstawie faktycznych wpływów na rachunek bankowy uczelni
  • Moduł umożliwiający podgląd wpłat dla pionów finansowo-księgowych kwestury. Istnieje możliwość integracji z automatycznymi systemami bankowymi

3. Obsługa całego procesu dydaktycznego

  • Definiowanie podstawowych danych o studiach / edycji, np. maksymalna liczba słuchaczy, numer rachunku bankowego, numer rozrachunkowy, dane kierownika, sekretarza itp.
  • Definiowanie dowolnej liczby semestrów, sesji i dni zajęć dla poszczególnych studiów / edycji.
  • Definiowanie harmonogramu zajęć z podziałem na moduły (bloki zajęć), przypisywane do terminów w ramach studiów / edycji.
  • Określanie obsady kadrowej zajęć, w tym wykładowców wiodących, asystentów, wykładowców zewnętrznych itp.
  • Generowanie i podgląd harmonogramów zajęć dla poszczególnych wykładowców
  • Wybór promotorów i recenzentów prac końcowych, dat egzaminów i zaliczeń
  • Sortowanie, filtrowanie kandydatów i słuchaczy według różnych kryteriów (wymienić jakich...)
  • Podgląd kluczowych informacji o słuchaczach bez zmiany widoku ekranu
  • Wysyłanie wiadomości do poszczególnych słuchaczy lub do określonych grup np. osób obecnych na zajęciach, całej edycji itp. przez osoby adminstrujące studiami oraz przez dydaktyków
  • Istnieje możliwość wysyłania automatycznych powiadomień poprzez SMS przy integracji systemu z bramkami SMSowymi

4. Obsługa procesu administrowania studiami

  • Obsługa różnych kierunków studiów z zachowaniem pełnej autoryzacji i uprawnień do danych
  • Weryfikacja obecności na zajęciach, pełne dokumentowanie toku studiów poszczególnych słuchaczy
  • Możliwość wcześniejszego zgłaszania planowanych nieobecności na zajęciach
  • Obsługa odrabiania przez słuchaczy tych samych zajęć na innych edycjach, zgodnie z ustalonym limitem i pełna obsługa tego procesu z aktualizacją harmonogramów, list obecności itd.
  • Akceptacje wpłat i złożonych dokumentów, zaliczanie semestrów, akceptacje tematów prac dyplomowych, przechowywanie prac w systemie wraz z recenzjami i wynikiem obrony.
  • Rejestr wykładowców z danymi podstawowymi. Definiowanie stawek dla prowadzących i generowanie umów i rachunków

5. Platforma wymiany informacji ze słuchaczami

  • Możliwość dołączenia materiałów do pobrania dla słuchaczy w ramach każdego modułu
  • Przesyłanie wiadomości przez wykładowców do wszystkich lub wybranych grup słuchaczy
  • Informacje dla wykładowców o profilu słuchaczy

6. Generowanie dokumentów niezbędnych do obsługi studiów podyplomowych

Generowanie pojedynczych (dla każdego słuchacza) lub zbiorczych (dla całej edycji lub studiów) dokumentów, m.in.:
  • zaświadczeń o uczestnictwie w studiach
  • zaświadczeń o zaliczeniu semestrów
  • kart egzaminacyjnych (do wypełnienia lub zawierających listę zdefiniowanych przedmiotów)
  • recenzji prac dyplomowych
  • protokołów egzaminacyjnych
  • harmonogramów studiów, seji i zajęć
  • list obecności

7. Ewaluacja zajęć i studiów

  • Badanie profilu kandydatów i słuchaczy wraz z prezentacją graficzną wyników oraz rozbudowanym raportowaniem
  • Ocena poszczególnych modułów zajęć wraz z prezentacją graficzną wyników oraz rozbudowanym raportowaniem
  • Ocena całościowa studiów wraz z prezentacją graficzną wyników oraz rozbudowanym raportowaniem
  • Zagregowane zestawienia kosztów prowadzenia studiów i zrealizowanych wypłat dla wykładowców

8. Sprawozdawczość i analityka danych

  • Zbiorcze zestawienia słuchaczy, prac końcowych, rankingi wykładowców itp

9. Możliwość eksportu wszystkich danych do innych aplikacji biurowych

  • Generowanie plików w formacie Excel z danymi źródłowymi słuchaczy
  • Generowanie plików w formacie doc zawierających pojedyncze dokumenty dla słuchaczy
  • Generowanie plików w formacie pdf zawierających pojedyncze i zbiorcze dokumenty toku studiów

10. Możliwość nadawania wielu poziomów uprawnień w dostępie do systemu dostosowana do specyfiki uczelni i studiów podyplomowych

  • Pełne zarządzanie użytkownikami oraz ich uprawnieniami
  • Predefiniowane uprawnienia:
    • administratora systemu
    • koordynatora wszystkich studiów / edycji
    • kierownika studiów / edycji
    • sekretarza studiów / edycji
    • promotora
    • recenzenta
    • kwestury
  • Logowanie kluczowych operacji dokonywanych w systemie z zapisem użytkownika i czasu modyfikacji